Onboarding - CELF EUD/EUX

O4-CELF Orientering af nye elever på erhvervsuddannelserne, vers. 1, maj 2018

Orientering om behandling af personoplysninger til elever og forældre hvis eleven er under 18 år

Som led i din uddannelse på CELF indsamler og behandler vi personoplysninger om dig og dine forældre, jf. artikel 6, stk. 1, og artikel 9, stk. 1, i databeskyttelsesforordningen2

CELF tilstræber at behandle så få personoplysninger om dig og dine forældre, som muligt, ligesom vi kun foretager en behandling af de personoplysninger, vi har, hvis behandlingen er nødvendig, sagligt begrundet og proportionel.

Vi indsamler og behandler derfor som altovervejende udgangspunkt kun de personoplysninger, der ernødvendige for at vi kan overholde vores pligter i henhold til erhvervsskolelovgivning, herunder identificere dig, holdsætte dig, undervise dig, administrere dit fravær samt for at vi kan dokumentere, at du fx at du kan indstilles til eksamen, kan modtage SU eller andre ydelser, som du selv har ansøgt om.

Hjemlen til behandling af dine personoplysninger findes i den erhvervsskolelovgivning, som du finder en oversigt over nederst i dette dokument.

Disse oplysninger er:

• -  Oplysninger om uddannelse, ønsker ift. fagretning, valgfag

• -  Dit foto (udelukkende til intern visning i UMS med mindre du giver samtykke til offentliggørelse

• -  Individuelle aftaler fx om udlån af iPad og bøger til dig*

• -  Oplysninger om dine faglige resultater og standpunkt

• -  Oplysninger om din deltagelse i prøver og eksamen,

• -  Oplysninger om dit fravær og fraværsgrunde

• -  Uploadede besvarelser i form af tekster, præsentationer og videoer på CIP

  Vi behandler også andre personoplysninger, hvis det er nødvendigt af saglige, driftsmæssigt begrundede årsager, fx til gennemførelse af kontrolforanstaltninger, forebyggelse af snyd ved eksamen og til brug for skolens økonomistyring, herunder fx:

• -  Oplysninger om din adgange til og trafik i de it-systemer, du er brugeroprettet i, idet vi som led i vores systemdrift og -vedligehold samt til forebyggelse af misbrug har adgang til oplysninger om fx brugertrafik og –adfærd i skolens it-systemer, fx i CIP og på skolens netværk, fx som led i forebyggelse og håndtering af snyd ved eksamen med internetadgang

• -  Videooptagelser i de områder, hvor der er kameraovervågning. De kameraovervågede områder er tydeligt markeret med skiltning

• -  Oplysninger om betalingskort og transaktioner som led i dit eller dine forældres køb af billetter til skolens arrangementer eller betaling for studieture

1. 1  Denne orientering gives med henvisning til art. 13 og 14 i databeskyttelsesforordningen

2. 2  EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse)

I sjældnere tilfælde kan det blive nødvendigt at behandle fortrolige eller følsomme personoplysninger om dig og evt. også dine forældre, fx hvis du beder om skolegang på særlige vilkår, fx pga. handicap eller særlige sociale forhold, hvis du tilsidesætter skolens studie- og ordensregler eller vi har mistanke om snyd til prøver eller eksamen, hvis du aflægger ordblindetest, hvis du skal på studietur (i så fald skal du (og evt. også dine forældre) aflevere paskopi), eller hvis du søger om dispensation til udeboende SU på baggrund af fx særlige forhold i hjemmet.

Derudover foretager vi også følgende behandlinger af personoplysninger om dig, hvis du giver samtykke til det:

• -  Offentliggørelse af fx foto eller video af dig på internettet, fx på skolens hjemmeside, på skolens profil på

  sociale medier eller i skolens trykte publikationer

• -  Registrering af følsomme personoplysninger om dig som led i studievejledning, hvis det ikke sker til brug for fx ansøgning om fx SPS-midler, dispensation til udeboende SU eller anden form for støtte, fx ekstra tid til eksamen

  Du (og dine forældre, hvis du er under 18 år) giver dit samtykke på elevsamtykkeerklæringen, som udleveres ved skolestart. Din besvarelse af elevsamtykkeerklæringen er obligatorisk, men det er frivilligt, om du vil give samtykket. Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke med virkning for fremtiden samt med tilbagevirkende kraft, hvis dette er teknisk muligt.

  Overførsel til tredjelande

  Skolen anvender ikke virksomheder, som opbevarer eller behandler data uden for EU.

  De personoplysninger om dig, der kan blive overført til lande uden for EU, er dine stamoplysninger og pasoplysninger, hvis du rejser ud af EU på studierejse.

  Videregivelse

  CELF videregiver kun personoplysninger om dig, hvis det er et krav ifølge lovgivningen og det øvrigt er nødvendigt for varetagelsen af vores pligter som erhvervsskole.

  Modtagere af dine oplysninger kan da være en anden erhvervsskole, hvis du flytter skole, Ungdommens Uddannelsesvejledning, hvis du forlader skolen i utide samt Undervisningsministeriet eller ministeriets styrelser, kommuner.

  Dine rettigheder (og dine forældres, hvis du er under 18 år)

  Retten til indsigt:

  Du (eller dine forældre) kan få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig (eller dem), hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne, hvor vi har oplysningerne fra (hvis vi ikke har modtaget dem fra jer), hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til samt på hvilket grundlag, vi evt. overfører personoplysningerne til tredjelande, jf. art. 15 i databeskyttelsesforordningen. Indsigten gives ved at vi udleverer en kopi af oplysningerne.
  Retten til indsigt kan dog være begrænset, hvis det fremgår af forvaltningsloven, eller at hensynet til beskyttelse af andres rettigheder kræver det. Skolen vil i så fald henvise til den relevante hjemmel.

  Retten til indsigelse:

  Du (eller dine forældre) kan gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger, hvis dine/jeres interesser i ikke at få behandlet personoplysninger, går forud for CELF’s legitime interesser i at kunne

Retten til berigtigelse:

Du (eller dine forældre) kan få rettet eller suppleret personoplysninger om dig eller jer, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. artikel 16 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til begrænsning af behandlingen:

Du (eller dine forældre) har ret til at få begrænset vores behandling af personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til sletning:

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til CELF’s dokumentation for vores administration af dine skolegang.
De fleste oplysninger om dig slettes derfor 5 år efter, du påbegyndte uddannelsen.
Følgende oplysninger om dig slettes dog først efter 5 år efter du er færdig med uddannelsen: oplysninger i sager om ansøgning og administration af udeboende SU og SPS-midler. Følgende oplysninger om dig slettes efter 10 år: oplysninger om sanktioner. Dit eksamensbevis slettes efter 30 år.

Dine forældres personoplysninger (stam-, kontakt- og systembrugeroplysninger) opbevares indtil du fylder 18 år. Hvis du har sagt ja til, at vi stadig må kontakte dine forældre ang. din skolegang, når du er fyldt 18 år, opbevarer vi dine forældres personoplysninger indtil der er gået 5 år efter, du er påbegyndt uddannelsen. Hvis der fx som led i ansøgning om udeboende SU er indhentet oplysninger om dine forældres indkomst eller øvrige forhold, opbevarer vi dem indtil der er gået 5 år efter, du er blevet student.

Hvis du tilbagekalder det samtykke, du har givet til os til visse behandlinger, ophører vi fremover med de persondatabehandlinger, du gav samtykke til. Dog kan vi have behov for fortsat at behandle visse af personoplysningerne i en begrænset periode, fx som dokumentation for den administration af økonomiske tilskud eller særlige vilkår, som du har modtaget på baggrund af personoplysninger, som du gav samtykke til, vi måtte behandle. Hvis dit samtykke er givet til offentliggørelse af dit foto eller video på internettet, vil vi gøre, hvad der er teknisk muligt med de redskaber, vi er i besiddelse af, for at fjerne dine personoplysninger igen. Vi kan dog ikke garantere, at materialet kan fjernes igen fra fx Googles søgemaskine eller Facebook.

Sådan gør du brug af dine rettigheder:

Du (eller dine forældre) skal kontakte skolen, jf. afsnittet om Formalia nedenfor, og oplyse, hvilken ret, du/I ønsker at gøre brug af og hvorfor. Vi vil herefter undersøge, om vi er enige i, at retten kan udøves. Hvis vi ikke umiddelbart er enige, giver vi en begrundelse for det, og du/I vil så få lejlighed til at udtale jer, før vi træffer endelig afgørelse om, hvorvidt retten kan udøves. Vores afgørelse herom skal følge forvaltningslovens regler om høring, begrundelse og klagevejledning, jf. forvaltningslovens §§ 19–25.

Formalia

CELF er dataansvarlig for de behandlinger af personoplysninger, vi har beskrevet ovenfor.

Hvis du (eller dine forældre) har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af de rettigheder, der er beskrevet ovenfor, kan du kontakte en af skolens kontaktpersoner:

Primære kontaktperson: Tine Lunde-Christensen, tch@celf.dk, tlf. 54 88 88 35 Sekundære kontaktperson, CELF: Peter Bondo, pb@celf.dk, tlf. 61 63 28 61

Klageadgang

CELF’s behandling af personoplysninger kan påklages til Datatilsynet, Borgergade 28, 5. 1300 København K.

Hjemlen til behandling af dine og dine forældres personoplysninger findes i nedenstående lovgivning:

Love og bekendtgørelser for elever, der har påbegyndt uddannelsen efter den 1. august 2017:

• Bekendtgørelse af love om erhvervsuddannelser - lov nr. 282 af 18/04/2018

• Bekendtgørelse af lov om erhvervsfaglig studentereksamen i forbindelse med erhvervsuddannelse

  (eux) m.v. – LBK nr. 927 af 03/07/2017

• Bekendtgørelse om erhvervsuddannelser – BEK nr. 286 af 18/04/2018

• Bekendtgørelse af lov om vejledning om uddannelse og erhverv samt pligt til uddannelse,

  beskæftigelse m.v. – LBK nr. 1097 af 28/09/2017

• Bekendtgørelse af lov om betaling for visse uddannelsesaktiviteter i forbindelse med lov om en aktiv

  beskæftigelsesindsats m.m. – LBK nr. 145 af 03/02/2017

• Bekendtgørelse om uddannelsesparathedsvurdering, uddannelsesplaner og procedurer ved valg af

  ungdomsuddannelse – BEK nr. 775 af 14/06/2017

• Bekendtgørelse om vejledning om valg af ungdomsuddannelse og erhverv – BEK nr. 774 af

  14/06/2017

• Bekendtgørelse om introduktionskurser og brobygning til ungdomsuddannelserne – BEK nr. 779 af

  19/06/2017

• Bekendtgørelse om prøver og eksamen i grundlæggende erhvervsrettede uddannelser – BEK nr. 41 af

  16/01/2014

• Bekendtgørelse om specialpædagogisk støtte under erhvervsuddannelser m.v. – BEK nr. 1030 af

  15/12/1993

• Bekendtgørelse af lov om statens uddannelsesstøtte (SU-loven) – LBK nr. 1037 af 30/08/2017